ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ จนถึงวันนี้ ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า อีเมลเข้ามามีส่วนในชีวิตประจำวันและการทำงาน นามบัตรที่เราได้รับกันทุกวันนี้ จะพบว่า จะต้องมีอีเมลแอดเดรสบนนามบัตร สำคัญเท่า ๆ กับเบอร์โทรศัพท์มือถือและเบอร์โทรศัพท์สำนักงาน ทั้งที่ก่อนหน้านี้ อีเมล ไม่ใช่ส่วนสำคัญอะไรที่จะต้องบันทึกไว้ ถัดจากนี้ไป อาจจะเป็นไปได้ว่า สิ่งที่จะต้องระบุไว้เท่าเทียบกับส่วนอื่น ๆ ข้างต้นก็คือ เว็บไซต์ของส่วนตัวหรือหน่วยงาน
อีเมล หมายถึง การติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือแบบใหม่ แทนจดหมายบนกระดาษ แต่ใช้วิธีการส่งข้อความ ในรูปของสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันอีเมล หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นบเมล์แอดเดรส (E-mail Address) คือ ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต หรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเทอร์เน็ต ใช้สำหรับบอกตำแหน่งของผู้รับว่าอยู่ที่ไหน ส่วนประกอบของอีเมล์แอดเดรส ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังตัวอย่างนี้



1. ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name ซึ่งเราจะใช้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กรก็ได้ 2. เครื่องหมาย @ (at sign) เราอ่านว่า "แอท" 3. โดเมนเนม (Domain Name) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ ที่เราสมัครเป็นสมาชิกอยู่ เพื่ออ้าง ถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์ อาจจะเปลี่ยนไปได้ตามชื่อของ server ที่เปิดให้บริการอีเมล์นั้น ๆ ด้วยเช่น อาจจะลงท้ายด้วย @yahoo.com @thailand.com @mail.com หรืออะไรก็ได้ ที่มีเปิดให้บริการ 4. รหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ ในที่นี้คือ .go.th โดยที่ .go หมายถึง government เกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ ส่วน .th หมายถึงThailand ริการอินเทอร์เน็ตที่ผู้มีคนนิยมใช้มากที่สุด เพราะสามารถติดต่อรับส่ง ข้อมูล ในที่นี้จะไม่ขอกล่าวถึงวิธีการใช้อีเมล ที่ผู้ใช้สามารถเลือกอีเมล์ชนิดต่าง ได้ทั้งของฟรีและเสียค่าใช้จ่าย ทั้งคำสั่งเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งคำสั่งนั้นไม่ค่อยจะแตกต่างกันมากนัก ตัวอย่างเช่น Hotmail Gmail ใช้คำว่า ถึง Hotmail ใช้คำว่า สำเนาถึง, สำเนาลับถึง Gmail ใช้คำว่า เพิ่ม Cc, เพิ่ม Bcc หรือคำว่า เรื่อง, หัวเรื่อง ตามลำดับ รายละเอียดการใช้ ทั้งการรับ-ส่ง-ตอบ ก็สามารถสมัครและทดลองใช้ได้ตามความเหมาะสมและความพึงพอใจของผู้ใช้ สำหรับเรื่องที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ คงจะเกี่ยวข้องกับการนำเอาอีเมลมาใช้ในงานเลขานุการ ที่จะทำอย่างไรให้เกิดประโยชน์กับงาน, นายจ้างและหน่วยงานมากที่สุด ต้องระบุเรื่อง (subject) ให้ชัดเจนว่า เป็นเรื่องอะไร ควรให้ชื่อเรื่องที่สั้นและกระฉับ การไม่ระบุเรื่องและให้ปรากฏคำว่า none เป็นส่งที่ ไม่พึงปฏิบัติ
การระบุ Cc จะทำให้ผู้ที่รับจดหมายรู้ว่า จดหมายฉบับนี้มีไปถึงใครบ้าง ซึ่งคล้ายกับสำเนาส่ง

หากไม่ต้องการให้อีกผู้รับจดหมาดรู้ก็ให้ Bcc (hotmail ใช้คำว่า สำเนาลับถึง)
ควรจัดเก็บอีเมลแอดเดรส (E-mail Address) ไว้ในรายชื่อผู้ติดต่อ และบันทึกไว้

เสมอเมื่อมีการติดต่อกับบุคคลนั้น ๆ ในครั้งแรก และอีเมลของบางชนิดจะสามารถจัดกลุ่มผู้ติดต่อได้

ควรจัดไว้เป็นหมวดหมู่ การสอบถามอีเมลแอดเดรส กรณีติดต่อกันทางโทรศัพท์ ควรนำ Airline codes หรือ ICAO Phonetic Alphabet มาใช้ เพื่อป้องกันการสะกดอักษรผิด การจัดเก็บอีเมลแอดเดรส นั้นให้จัดเก็บตามหน่วยดัชนี (ภาษาอังกฤษ - ชื่อนามสกุล หน่วยที่ 1 ชื่อตัวหน่วยที่ 2 ชื่อรองหน่วยที่ 3) เมื่อได้รับอีเมล จะต้องตอบรับทุกครั้ง โดยใช้คำสั่ง ตอบกลับ (reply)
กรณีที่จะต้องติดต่อกับบุคคลเดิม ในเรื่องใหม่ ไม่ควรใช้ ตอบกลับ (reply) ฉบับเดิม ควรกำหนดจดหมายใหม่ หรือ Compose ใหม่
ต้องเช็คอีเมลทุกวัน โดยกำหนดเวลาเช็คอีเมล เช่น เช้า กลางวัน บ่าย

การแนบไฟล์ (attach file) ไฟล์ที่จะแนบนั้นควรระบุชื่อให้สอดคล้องกับเนื้อหาในไฟล์ และการแนบไฟล์ที่มีหน่วยความจำมาก ๆ อาจจะแยกอีเมลเป็นหลายฉบับ (ปัจจุบัน free e-mail มีหน่วยความจำมากขึ้น)

ข้อความที่จะเขียนในอีเมลควรสั้น กระชับและเข้าใจง่าย ส่วนรายละเอียดต่าง ๆ ควรจะเป็นไฟล์แนบ (attach file)

ควรมีอีเมลสำรองไว้มากกว่าหนึ่ง เช่น อาจมีทั้งของ hotmail, gmail หรือ yahoo

อีเมลสำหรับงานควรแยกต่างหากจากอีเมลส่วนตัว

การเข้าไปอ่านจดหมาย forward ทั้งหลาย (ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน) และ forward ต่อ ขณะทำงานเป็นเรื่องที่ไม่พึงปฏิบัติ

กรณีที่ free e-mail (hotmail, gmail) มักจะมีโปรแกรมแชทต่าง ๆ เช่น msn (hotmail) ไม่ควรใช้ขณะทำงานเพราะจะทำให้เสียสมาธิ

จัดการลบอีเมลขยะต่างๆ และหลีกเลี่ยงจากอีเมลขยะ โดยการไม่โพสต์หรือลงทะเบียน อีเมลตามเว็บบอร์ดต่าง ๆ, ไม่ตอบกลับอีเมลขยะ (อีเมล, www.thaizone.com, 30 สิงหาคม 2550)